Tratamiento de las dietas según la Inspección

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Las dietas constituyen uno de los pocos conceptos que no cotizan a la Seguridad Social, por lo que son objeto de especial vigilancia por parte de la Inspección de Trabajo. Vea qué requisitos se deben cumplir para no tener problemas.

Conozca los requisitos fijados en la ley y los criterios que tiene en cuenta la Inspección para poder aplicar la exención en las dietas.

CONCEPTO EXTRASALARIAL

No cotizan a la Seguridad Social

Requisitos. Las dietas por gastos de estancia y manutención son una percepción económica de carácter extrasalarial (no tienen la consideración de salario) cuya finalidad es compensar al trabajador por los gastos que tiene que realizar por comidas o alojamiento como consecuencia de llevar a cabo su trabajo fuera de su centro o lugar de trabajo habitual [TS 14-05-1991] . Dicho concepto no cotiza a la Seguridad Social si se cumplen los siguientes requisitos [RD 2064/1995, art. 23.2.A.a] :

  • Si hay un desplazamiento del trabajador fuera de su centro habitual de trabajo.
  • Si el desplazamiento se produce para realizar su trabajo en un municipio distinto al de su centro de trabajo y al de su residencia.
  • Si los gastos están exentos de tributar en el IRPF conforme a la normativa fiscal.

La forma utilizada por la empresa para compensar los gastos de manutención y estancia es irrelevante a efectos de la exención, siendo indiferente si los paga directamente al establecimiento de hostelería, si los adelanta al trabajador o si utiliza fórmulas como el ticket restaurante.

El hecho de que las dietas estén contempladas en el convenio colectivo, no implica sin más que las cantidades satisfechas respondan a circunstancias indemnizatorias y que queden exentas. Para que exista exención debe haber un desplazamiento que cumpla los requisitos indicados más arriba.

No tributan en el IRPF

Condiciones. A estos efectos, según la normativa fiscal, las dietas están exentas de tributar en el IRPF del perceptor siempre que la empresa pueda acreditar la realidad del desplazamiento (su fecha, los motivos, el lugar, etc.), siempre que dicho desplazamiento no exceda de nueve meses, y siempre que las cuantías abonadas no excedan de los siguientes límites [RD 439/2007, art. 9.A.3, 4, 5 y 6] :

Tipo de gasto En España En extranjero
De estancia Los que se justifiquen
De manutención (1)
Con pernocta 53,34 91,35
Sin pernocta 26,67 48,08
  1. Si se excede de los topes indicados el exceso tributa y, en consecuencia, también cotiza a la Seguridad Social.

CRITERIOS DE LA INSPECCIÓN

Desplazamiento

Centro de trabajo. La dieta estará exenta siempre que se abone cuando el trabajador se desplace a una localidad distinta de la que constituye su centro de trabajo. Por tanto, debe existir un lugar de origen de la prestación de servicios y un lugar real donde el empleado se desplace para trabajar [DGT 0848-97] . En este sentido:

  • El centro de origen a tener en cuenta será aquel en el que esté adscrito el trabajador y no la empresa. Es decir, es indiferente dónde se encuentren las dependencias u oficinas de la empresa o su domicilio social: lo que cuenta es el centro habitual de trabajo del empleado.
  • Constituye un fraude de ley pactar en el contrato que el centro de trabajo va a ser uno concreto, para luego destinar al trabajador a otro u otros centros y simular así que se produce un desplazamiento a efectos de pagarle dietas exentas.

Justificación. Dado que existe una remisión genérica desde la normativa laboral a la normativa fiscal, cabe entender que la forma de justificar la exención en la cotización también es la que se establece en la normativa del IRPF. Y según este impuesto, basta con justificar el desplazamiento a un municipio distinto, sin que sea necesario justificar nada más[RD 439/2007, art. 9.A.3] .

Algunos inspectores de trabajo, no obstante, entienden que también debe justificarse el gasto realizado. Consideran que si la empresa abona una cantidad a tanto alzado y no se justifica que se ha gastado en manutención (aun justificándose el desplazamiento), dicha dieta queda sujeta a cotización.

Si la empresa abona cantidades idénticas en muchos meses, existirá un indicio de que se trata de una falsa dieta [TSJ Madrid 01-07-2004] . No obstante, si realmente ha habido un desplazamiento y éste se justifica, podrá defenderse la exención.

Naturaleza temporal

Temporal. Asimismo, la dieta debe tener un carácter temporal ligado a la necesidad de desplazarse fuera del lugar habitual de trabajo [TS 14-05-1991] . Ello implica lo siguiente:

  • Si el trabajador presta sus servicios en dos o más centros de trabajo de forma continuada (ya sea a la vez en la misma jornada o en días alternos), cada uno de esos centros será su lugar de trabajo. Así pues, si cambia continuamente de centro, no existe un desplazamiento temporal ni derecho a percibir la dieta exenta.
  • Si se desplaza al trabajador por un período continuado superior a nueve meses, las dietas no se exceptuarán de cotización ni de tributación [RD 439/2007, art. 9.A.3] . En este caso se considera que no existe un desplazamiento sino un traslado, por lo que se pierde la vinculación con el centro habitual anterior.

Nueve meses. A efectos del cómputo de los nueve meses indicados en el párrafo anterior, no se descontará el tiempo de vacaciones disfrutado, ni los períodos en IT, ni cualquier otra circunstancia que no implique alteración del destino del trabajador [RD 439/2007, art. 9.A.3] . En estos casos:

  • Si se desplaza a un trabajador durante un tiempo a otro municipio, luego regresa a su centro habitual y al cabo de un tiempo se lo vuelve a desplazar a ese mismo municipio, se inicia en ese momento nuevamente el cómputo de los nueve meses [DGT V0206-16] .
  • Si está previsto que el desplazamiento dure más de nueve meses, existe obligación de cotizar y de retener desde el principio. Ahora bien, si en el momento de desplazar al trabajador no era previsible que su desplazamiento fuera a durar más de nueve meses y en consecuencia se le abonaron las dietas exentas, dichas dietas estarán sujetas a cotización e IRPF a partir del momento en que sea previsible que se va a superar dicho plazo[DGT 0611-01] .

Al extranjero. Puede ocurrir que el desplazamiento se produzca al extranjero y que dure más de nueve meses. En este supuesto, la propia normativa fiscal prevé que toda la retribución extra que se satisfaga al trabajador por el tiempo que esté en el extranjero (lo que exceda del salario que percibiría en España) estará exenta de tributar en el IRPF [RD 439/2007, art. 9.A.3.b.4º] . En consecuencia, tampoco cotizará a la Seguridad Social.

Por ejemplo: si una empresa pacta con uno de sus empleados que, como consecuencia del desplazamiento, le pagará 12.000 euros adicionales respecto a lo que está cobrando ahora, esos 12.000 euros estarán totalmente exentos de cotizar a la Seguridad Social y de tributar en el IRPF. 

CASOS ESPECIALES

Contrato de obra

Obra o servicio. Si una empresa tiene empleados con un contrato de obra o servicio cuyo objeto es realizar una actividad en un centro diferente al de la empresa y al del municipio del afectado, las dietas que le pague cotizan y tributan. Ello se debe a que dichos trabajadores no deben desplazarse (el lugar de la obra es el lugar en el que han sido contratados de forma específica) [DGT V2993-13] .

No obstante, los empleados en centros móviles o itinerantes sí tienen derecho a las dietas exentas [RD 439/2007, art. 4] .

Fijo de obra. Las dietas abonadas a los fijos de obra contratados en el sector de la construcción tampoco están exentas, aunque el convenio prevea su abono (por los mismos argumentos indicados para los empleados con contrato de obra o servicio). Ello salvo si en algún momento el trabajador se desplaza desde el centro de trabajo donde se ubica la obra para la que fue contratado hacia otras obras [DGT V1050-17] .

Las dietas están exentas si existe un desplazamiento del trabajador a un centro situado en un municipio distinto al de su centro habitual y al de su residencia. Ello con el tope de las cuantías indicadas en la normativa fiscal.

Fuente: CENDOJ // Dirección General de Tributos // Lefebvre – El Derecho, S.A.

Publicado en: Actualización Newsletter